Datenaustausch mit Untis
In der App Schule des SVWS-Webclients können Sie unter dem Menüpunkt Schule ➜ Datenaustausch ➜ Untis Daten im Format des externen Programms Untis austauschen.
Untis-Support
Konsultieren Sie für den konkreten Aufbau der jeweilgen .txt-Dateien das über die Webseite des Herstellers abrufbare Untis-Handbuch. Ebenso nutzen Sie das Handbuch und den Untis-Support für den Im- und Export im Programm Untis. Diese Dokumentation beschreibt primär die Nutzung im SVWS-Webclient.
Beugen Sie Synchronisationsproblemen vor
Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass die Bezeichnungen für Kurse, Klassen, Lehrkräfte und Fächer in der SVWS-Datenbank, in Untis und anderen Programmen exakt übereinstimmen. Dies gilt ebenfalls für Schülerdaten wie Vor-, Nachname und Geburtsdatum. Der Ausgangspunkt für den Import von Daten sollte immer der SVWS-Webclient sein. Die Bezeichnungen der Klassen, Lehrkräfte, Fächer und Kurse sollten im SVWS-Webclient festgelegt, und die entsprechenden Bezeichnungen in Untis oder anderen Programmen müssen sich exakt daran anpassen. Auch Tippfehler führen mitunter zu Problemen bei einer Datensynchronisation!
Achten Sie bitte auch darauf, immer nur aktuelle Untis-Dateien zu importieren nicht alte oder welche, die Änderungen in Untis noch nicht behinhalten!
Importe: Stundenpläne nach SVWS übernehmen
In den SVWS-Server können Sie Stundenpläne auf drei Arten mit unterschiedlichen vielen Informationen einlesen.
| Importmethode | Benötigte Dateien | Funktion |
|---|---|---|
| Einfach | GPU001.txt | Grundlegender Plan (keine A/B-Wochen) |
| Mehrwöchig | GPU001.txt + GPU002.txt | Unterstützung für A/B-Wochen mit Unterrichtsgruppen |
| Echtzeit | GPP002.txt + GPU014.txt | Mehrwochenpläne inkl. Vertretungsdaten |
- Stundenplan GPU001.txt: Lesen Sie den grundlegenden Stundenplan (ohne Mehrwochenplansupport) ein. In der GPU001.txt codiert Untis den reinen Stundenplan (keine A/B-Wochen).
- Stundenplan GPU001.txt und GPU002.txt: Mehrwochenpläne werden unterstützt, sofern die Pläne schon mit der korrekten Anzahl an Wochen gerechnet wurden. In der GPU002.txt werden von Untis die Unterrichte selbst codiert.
- Stundenplan GPP002.txt und GPU014.txt: Es werden Mehrwochenpläne unterstützt, achten Sie bitte auf die Ausführungen im SVWS-Client. Achtung: Die GPP002.txt ist nicht die GPU002.txt.
Schritte zum Import im SVWS-Webclient
- Gehen Sie zu
Schule ➜ Datenaustausch ➜ Untis - Wählen Sie die passende Importvariante
- Geben Sie das „Gültig ab“-Datum an
- Vergeben Sie eine Bezeichnung (z. B. „Stundenplan SJ 2025/26“)
- Optional: Aktivieren Sie die Checkbox „Ignoriere fehlerhafte Unterrichtseinträge“
- Wählen Sie die Datei(en) aus und starten Sie den Import
Format der Dateien
Alle Dateien sind UTF-8-codierte .csv-Dateien.
Trennzeichen: Semikolon ( ; )
Textbegrenzung: Doppelte Anführungszeichen ("")
In allen Fällen beim Stundenplanimport ist anzugeben, ab wann der importierte Stundenplan gülig sein soll (Gültig ab) und wie der importierte Stundenplan im SVWS-Client bezeichnet wird. Standardmäßig werden hier Importdatum und Importzeitpunkt in der Bezeichnung hinterlegt.
Ebenso ist über die Checkbox festzulegen, ob Unterrichtseinträge mit fehlerhaften Daten ignoriert d.h. verworfen werden sollen. Sollten Sie fehlerhafte Daten feststellen, empfiehlt es sich, diese Daten vor Im- und Exporten zu bereinigen.
Raumdaten importieren
Über die Datei GPU005.txt können Sie die Raumdefinitionen (nicht Raumbelegungen!) in den SVWS-Client übernehmen. Diese werden u. a. für die Klausur- und Raumplanung benötigt.
Kurswahlen an Untis übergeben
Falls Sie Kurswahlen im SVWS-Client durchführen und anschließend in Untis für die Stundenplanung weiterverwenden möchten, empfiehlt sich folgender Ablauf:
- Kurswahlen im SVWS-Client erstellen
- Bereich Blockung nutzen, ggf. auch zur Kursverteilung
- Export als
GPU015.txt - Import dieser Datei in Untis
INFO
Die Datei GPU015.txt kann auch importiert werden, wenn Unterrichte in Untis noch nicht manuell angelegt wurden. Sie sollte auf den Planungsdaten des kommenden Schuljahres basieren.
Blockung und Unterrichts-Synchronisation
Wenn Sie mit dem SVWS-Client blocken und in Untis weiterarbeiten möchten, sollten Sie einmalig eine GPU002.txt im SVWS-Client importieren, damit die Unterrichtszuordnung eindeutig ist und keine Dopplungen auftreten. Der Zeitpunkt (vor oder nach dem Blocken) ist flexibel.
Übersicht wichtiger Untis-Dateien
| Datei | Inhalt / Zweck |
|---|---|
GPU001.txt | Standardstundenplan |
GPU002.txt | Unterrichtsgruppen mit Wochenbezug |
GPU014.txt | Wochenraster (z. B. A-/B-Wochen) |
GPP002.txt | Aktueller Unterricht inkl. Vertretungen |
GPU005.txt | Raumdefinitionen |
GPU015.txt | Kurswahlen (Export aus SVWS für Untis) |
Fehlerbehandlung beim Import
Falls fehlerhafte Unterrichtseinträge beim Import erkannt werden:
- Setzen Sie die Checkbox „Ignoriere fehlerhafte Einträge“, um den Import trotzdem durchzuführen
- Prüfen Sie die Datei im Texteditor (Tipp: Notepad++, VS Code, Editor)
- Typische Fehlerquellen: Bezeichnungen nicht identisch, nicht vorhandene Kürzel, falsche Datumsbereiche, unvollständige Einträge
Exporte
Sie können ausgewählte Daten aus dem SVWS-Webclient für die Weiterverarbeitung in Untis exportieren. Derzeit stehen folgende Exportoptionen zur Verfügung:
- Klassenliste (
GPU003.txt) - Lehrerliste (
GPU004.txt) - Fächer- und Kursliste (
GPU006.txt) - Schülerliste (
GPU010.txt) - Fachwahlen (
GPU015.txt) - Klausurplanung (
GPU017.txt) - Schienen (
GPU019.txt) - Blockung (bestehend aus
GPU002.txt,GPU015.txt,GPU019.txt)
Wählen Sie im Exportdialog die gewünschte Datenart aus. Da Untis spezifische Schnittstellendateien erwartet, sollten Sie die vorgeschlagenen Dateinamen nicht ändern, wenn Sie die Daten direkt in Untis weiterverwenden möchten.
Falls Sie den Export zu anderen Zwecken durchführen, können Sie selbstverständlich einen abweichenden Dateinamen angeben.
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um die Datei an einem Speicherort Ihrer Wahl zu sichern.
Schüler IDs
Werden Schülerdaten exportiert, legen Sie fest, welche Art der SchülerID Sie nutzen wollen. Zur Wahl stehen die
- SVWS-ID
- Untis kurz bestehend aus Nachname, drei Zeichen des Vornamens und des Geburtsdatums JJJJMMTT
- Untis lang, wie oben, nur dass der volle Vorname verwendet wird
SVWS-IDs haben den Vorteil, dass diese unabhängig von Namensänderungen oder falschen beziehungsweise fehlerhaften Einträgen bei Name, Vorname und Geburtsdatum sind. Wird Untis bei Ihnen mit SVWS-Exporten befüllt, empfiehlt sich diese Wahl.
Schüler-ID-Arten sollten in Untis nicht gemischt werden.
Unterrichte synchroniseren mit der GPU002.txt
Um zu verhindern, dass Unterrichts-IDs doppelt vergeben werden, muss bei manchen Exporten zuerst eine aktuelle (!) GPU002.txt aus Untis mit eingelesen werden, da in der Zwischenzeit in Untis eventuell neue Unterrichts-IDs erzeugt wurden.
Bevor Sie also einen Export aus dem SVWS-Client anstoßen, erzeugen Sie in Untis eine ganz aktuelle GPU002.txt und übergeben Sie diese dem Export-Dialog im SVWS-Client, dann speichern Sie Ihre Datei und lesen sie diese anschließend in Untis ein.